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Cómo ser Recepcionista en una Empresa; Si tienes un gran don de gentes y te encanta la idea de un trabajo de cara al cliente, un recepcionista es el puesto perfecto para ti.
Con un trabajo de este tipo podrías trabajar en cualquier lugar, desde ser recepcionista de un hotel hasta un spa o incluso un casino. Como recepcionista nunca te aburrirás, pero puede ser un trabajo de mucha presión y es probable que estés de pie durante parte del día, si no todo.

Si alguna vez te has planteado ser recepcionista, te encantará esta práctica guía elaborada por la Agencia Universitaria, que te ofrece todos los detalles que necesitas saber para entrar en la profesión y dejar tu huella.

Averigua qué tipo de salario tiene un recepcionista, así como las horas que deberás trabajar, y mucho más.

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Cómo ser Recepcionista en una Empresa

¿Qué es un recepcionista?

Un recepcionista en una empresa puede ser también catalogado como auxiliar administrativo, es una persona que realiza diversas tareas administrativas, como contestar al teléfono y dar información al público y a los clientes. Los recepcionistas suelen ser el primer empleado con el que el público o el cliente tiene contacto. Son responsables de dar una buena primera impresión de la organización, lo que puede afectar al éxito de la misma.

¿Qué hace un recepcionista en una empresa?

Para saber cómo ser recepcionista en una empresa primero veamos lo que hace:

  • Contestar, filtrar y desviar las llamadas telefónicas

  • Recibir a los clientes que llegan y a otros visitantes y acompañarlos a destinos específicos

  • Contribuir a la seguridad de la oficina ayudando a controlar el acceso de los visitantes

  • Obtener o enviar información al público objetivo de la empresa o documentos a los clientes actuales utilizando un ordenador, el correo o un fax

  • Realizar otras tareas de apoyo administrativo, como llevar calendarios de citas

  • Recoger, clasificar, distribuir y preparar las entregas de correo y mensajería

  • Copiar, archivar y mantener documentos y registros en modo local y posiblemente en la nube.

  • Tramitar y preparar comprobantes de viaje u otros documentos

Aunque algunas tareas son comunes cuando nos preguntamos ¿cómo ser recepcionista en una empresa?, pues sus responsabilidades específicas varían en función de su centro de trabajo o tipo de empresa. Por ejemplo, los recepcionistas de hospitales y consultas médicas pueden recopilar la información personal y del seguro de los pacientes y dirigirlos a la sala de espera adecuada.

En las sedes corporativas, pueden recibir a los visitantes y gestionar la programación de la sala de juntas o de la zona de conferencias común.

En los salones de belleza o de peluquería, organizan las citas, dirigen a los clientes al peluquero y pueden actuar como cajeros.

En las fábricas, las grandes empresas y las oficinas gubernamentales, los recepcionistas pueden proporcionar tarjetas de identificación a los visitantes y organizar a los acompañantes para que lleven a los visitantes a la oficina correspondiente. Los que trabajan para empresas de autobuses y trenes responden a las preguntas de los pasajeros sobre salidas, llegadas, paradas y otros asuntos relacionados.

Los recepcionistas utilizan el teléfono, los ordenadores y otros dispositivos electrónicos. A pesar del uso generalizado del buzón de voz u otros sistemas automatizados de marketing, muchos recepcionistas siguen tomando mensajes e informando a otros empleados de las llegadas o cancelaciones de citas del público o los clientes.

Cuando no están ocupados, los recepcionistas de las empresas suelen ayudar a otros empleados administrativos realizando diversas tareas de oficina.

¿Qué necesito para ser recepcionista en una empresa?

¿Qué cualificaciones se necesitan para ser recepcionista en una empresa?; la buena noticia es que no se requiere ninguna cualificación formal.

En la mayoría de los casos, se valorará más la experiencia de trabajo en una recepción o en otra función de cara al cliente que las cualificaciones. Además, si has hecho algún trabajo voluntario o de caridad, es importante que lo añadas a tu CV.

Si quieres obtener una o dos cualificaciones antes de solicitar un trabajo como recepcionista en una empresa, considera la posibilidad de hacer un curso de administración de empresas. También es posible que te encuentres con un trabajo relevante a través de un aprendizaje.

En todos los casos, tendrás que someterte a una exhaustiva comprobación de antecedentes antes de entrar en un puesto de cara al cliente como éste, pero no es nada de lo que preocuparse y no suele llevar demasiado tiempo.

Ten en cuenta que, aunque no necesitas ninguna cualificación formal, muchos empleadores preferirán a alguien que tenga cierta experiencia en un puesto administrativo y más vinculado al nicho de la empresa.

Si quieres seguir el camino de las cualificaciones, puedes obtener un certificado de estudios administrativos o de secretariado. Este tipo de cursos abarcan desde el manejo de la centralita hasta la contabilidad de nóminas, pasando por la atención al cliente, ofimática y la gestión de oficinas, y son un buen recurso para cualquier persona de cualquier edad.

Cómo ser Recepcionista en una Empresa 2022

Habilidades de recepcionista

Lo principal cuando nos preguntamos cómo ser recepcionista en una empresa es cumplir las habilidades requeridas para este puesto de trabajo.

  • Comunicación

    Los recepcionistas siempre están interactuando con la gente, ya sea por teléfono, correo electrónico o cara a cara. En un día normal, esta persona sirve de enlace entre los clientes, los miembros del personal y los distintos departamentos.

    Los recepcionistas toman nota de los mensajes y suelen ser la persona intermedia en los puntos de conversación. Cualquier pérdida en la transmisión del mensaje se reflejaría mal en un recepcionista y crearía confusión en otras personas de la oficina.

    Una comunicación eficaz y clara -tanto escrita como verbal- es una habilidad importante para un recepcionista en una empresa, ya que hace que la jornada laboral sea más productiva.

  • Organización

    El recepcionista ideal es muy organizado. Esta habilidad es muy valorada por los compañeros de trabajo, los empresarios y cualquier otra persona que tenga que tratar con la oficina.

    Estos profesionales crean sistemas de archivo eficientes, clasifican los contactos y el papeleo y se aseguran de que el software esté actualizado. Los buenos recepcionistas pueden consultar números de teléfono, documentos y otros datos en un momento dado.

    Un recepcionista procura crear un espacio de trabajo libre de desorden. Los abogados, por ejemplo, dependen en gran medida de la capacidad de organización de una recepcionista o secretaria jurídica, sin la cual tendrían problemas para conocer los horarios de las citas, la información de contacto de los clientes y las fechas de los tribunales.

  • Multitarea

    Todo el mundo que se pregunta cómo ser recepcionista en una empresa debe tener la habilidad de la multitarea. Los recepcionistas deben tener la capacidad de realizar varias tareas a la vez, especialmente en un entorno de trabajo de ritmo rápido. Los recepcionistas cualificados a menudo ponen a la gente en espera y manejan varias conversaciones telefónicas a la vez, todo ello mientras atienden a quien acaba de entrar por la puerta, y puede que también haya cola.

    Es de esperar que mantengan la calma bajo presión y que hagan bien su trabajo. Normalmente, los recepcionistas tienen muchas tareas que tienen que hacer al final del día. Es su responsabilidad priorizar las más importantes y dedicar el tiempo adecuado a cada una.

  • Técnica

    Los recepcionistas suelen utilizar programas informáticos y mantener correspondencia por correo electrónico. Estar familiarizado con Microsoft Word y Excel es casi una obligación para estos profesionales, al igual que saber manejar fotocopiadoras y sistemas telefónicos.

    Mantente al día de los nuevos programas de software y aprende sobre las herramientas específicas que se utilizan en tu sector.

  • Atención al cliente

    Un recepcionista es a menudo el primer punto de contacto de un cliente. La forma en que un recepcionista interactúa con los clientes refleja a la empresa en su conjunto. Una recepcionista maleducada puede hacer que un cliente piense mal de la empresa. A veces, ese comportamiento puede dar lugar a una mala crítica.

    Los recepcionistas de las empresas deben ser agradables, complacientes y atentos. A veces basta con una sonrisa y ser capaz de dar las respuestas adecuadas.

    El objetivo de ofrecer un gran servicio de atención al cliente es crear satisfacción en el cliente y generar que repita. Si el departamento de atención al cliente de su tienda de ropa favorita no resolviera su percance con el envío, probablemente no volvería a tratar con ellos.

Ejemplo de habilidades de recepcionista en una empresa para el currículum

Destaca tus habilidades cerca de la parte superior de tu currículum, debajo del objetivo. Aquí tienes ejemplos de las habilidades blandas y duras que suelen tener los recepcionistas:

  • Habilidades de comunicación escrita y verbal

  • Servicio de atención al cliente

  • Multitarea y priorización

  • Fiabilidad

  • Familiaridad con Microsoft Office

  • Resolución de problemas

  • Capacidad para trabajar bajo presión

  • Atención al detalle

  • Adaptabilidad

  • Etiqueta telefónica profesional

Cómo presentarme como recepcionista a una empresa

La razón principal de preguntarse cómo ser recepcionista en una empresa es que casi todas las grandes empresas tienen un mostrador de recepción, lo que significa que habrá muchas empresas que necesiten a alguien que se siente detrás de él.

Si quieres ser recepcionista en una empresa, puedes buscar un puesto en cualquier lugar, desde una editorial hasta una organización benéfica o una consulta médica. Sin embargo, cuando elabores tu CV o solicites un puesto por Internet, asegúrate de añadir toda tu experiencia relevante.

Cada empresa buscará unas habilidades diferentes, pero en general la experiencia administrativa y las buenas habilidades de comunicación te ayudarán a conseguir una entrevista. Antes de presentar tu candidatura, revisa la descripción del puesto minuciosamente, y selecciona las áreas que puedes ampliar en tu CV.

Por ejemplo, ¿la empresa quiere saber si tienes suficiente experiencia con Microsoft Office? Si es así, no dejes de incluirlo en tu solicitud.

Tal vez quieras solicitar un contrato de corta duración en un mostrador de recepción para poner el pie en la puerta de una gran empresa en la que te gustaría trabajar. Esta es una buena manera de conocer una empresa y su funcionamiento; al conocer a tus compañeros y a la dirección, tendrás más posibilidades de que te tengan en cuenta para otros puestos que surjan en la empresa.

¿Dónde puedes encontrar trabajos de recepcionista? Echa un vistazo en todos los portales de búsqueda de empleo en Internet y consulta la oficina de empleo de tu localidad. Verás que este tipo de trabajos aparecen con bastante frecuencia, pero siempre habrá bastante competencia.

Lo mejor que puedes hacer para tener una buena oportunidad en la entrevista es asegurarte de que conoces bien los nuevos programas y los avances informáticos. Al fin y al cabo, puede ser la única forma que tiene el empleador de diferenciarte del siguiente candidato. Demuestra tu disposición a aprender y tu pasión por la gente y estarás en el buen camino para convertirte en un gran recepcionista.

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Vídeo: Competencias Laborales. Habilidades y destrezas más buscadas por las empresas | Cómo ser Recepcionista en una Empresa

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